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CR du 10 janvier 2019

 

Présents : Jean-François Cotte, Fabrice Etcheverry, Maureen Croix, Anne-Claire Ramond et Sébastien Saccinto

 

 

PARCOURS :

-prévoir de récupérer les clés des locaux de Marcy et autre village le samedi matin

-Les demandes en mairie faites le 19 décembre, acceptées en partie, une relance va être faite : passage, local, boissons et chasse.

-Toutes les sociétés de chasse ont été contactées. Cf dossier de suivi dans l’office 360.

-Stock et inventaire OK : packages prêts par circuits.

-Les plans qui vont servir aux randonneurs ont été préparés par Fabrice :

Impression : 1000 ex en tout, si il manque, on demandera à Mme Dorier d’aller faire des impressions à l’école le dimanche ? Ou bien on peut demander à des gens du Sou d’imprimer à leur travail.

-La demande au télégraphe ont été fait à Mme Michon

-Relancer Lozanne pour débit de boisson.

-Assurance qui reste à faire ( ~1000 personnes)

-Changement dans le ravito D : la salle est pas dispo donc, on a à la place le local attenant à la mairie ( eau/elec/toilettes publiques à dispo)

-Rajouter un picto Toilettes

-Jeu Découverte : sur le circuit E, prévoir les petit lot > acheter des bonbons : 50 paquets et petits paquets de congélation pour collecte du jeu découverte.

 

BENEVOLES :

-64 personnes pré-inscrites. Les créneaux ont été choisis par les bénévoles.

-bon retour pour la propagande de la garderie le jeudi 10 janvier.

-faire une relance par mail aux gens du Sou pour qu’ils s’inscrivent dans le planning !

-contacter le comité des fêtes et les chasseurs.

-le dispatching des bénévoles va être fait lors de la réunion du 17 janvier, ce qui permettra au responsable des différents pôles de se présenter.

 

COMM

-demander à Julie Berger Vachon de relayer sur Facebook sur les nouveautés

-Les affichages ont été fait le samedi 5 janvier sur Lozanne, Chazay, Marcilly, Civrieux…

-Relance sur internet. sites spécialisées, journaux…

-Envoi de 133 courriers aux clubs de rando, OT etc… ( mettre le nombre d’exemplaires qui ont été imprimées chez Crédit Agricole, contact : Mme Bosc)

-Rando Running reste à faire

-Lissieu rond-point ? demander à Marcilly, et la mairie de Marcy l’étoile, rond-point école véto.

-4-5 panneaux à piquets, faire imprimer les affiches à l’école : rond point de Dorieux, Ponts-Tarrets.

-Faire une relance comm pour relancer l’invitation du 17 janvier, commander la galette à la boulangerie, Jean-François s’occupe d’acheter galette et cidre.

-Tracts dimanche par Fabrice

-Progrès ? Patriote ?

-Bon cartable pour les gateaux à faire ( mettre étiquette avec ingrédient) rappellera aux gens de noter Maternelle et élémentaire, à imprimer à l’école (Elise), à distribuer ce jeudi 17 pour les récuperer le lundi ou mardi 22 pour avoir le nombre : voir dans office le modèle (nb d’exemplaires ?).

 

 

 

RAVITO

-Les saucissons sont commandés chez Fred le boucher : 150 kg de saucisson à cuire avec 75% de précuit ( ~1300 marcheurs)

-rosette tranchée (sous-vide en parti) et pâté de campagne

-patate et pommes : Dédé le chasseur les amène le samedi matin.

-vin : Giraudon (même prix 2,88€/L (l’année dernière : 100L)) et Mathelin (2,00€/L l’année dernière) > on passe à 50L cette année chez Giraudon.

-pain commandé aux boulangeries de Lozanne et celle de Charnay, récupéré à 7H Matin à Lozanne et 7H30 à Charnay : prévoir celui qui s’en charge

-Elise a commandé les caisses d’argent

-Les courses vont être faites la semaine prochaine

-Les couverts : dispatcher le 17 pour faire les packs.

-pour la chaudière, prévoir aller chercher, stockage ( camion/remorque ?)

 

SALLE

Si il pleut à l’Escale, s’il fait beau, à la Caserne.

Décision prise Vendredi soir en fonction de la météo.

-le marché : 4 exposants sur : fromage, miel, olivades et un autre et on partira sur 5 exposants maximum.

-grilles porte-photo pour expo des enfants sont à récupérer dans la caserne, deadline pour les écoles le 18 janvier > amener des pinces à linge

-Clés de l’escale le samedi, on rangera la chaudière à l’intérieur pendant la nuit

-Barnum de l’UCAL à récupérer : chez M. Nachury, Anne-Claire s’en charge

-Barnum de Rando Running à demander > Maureen prêt des flammes et barnum le samedi.

-on va faire des panneaux pour indiquer le marché en cas de pluie

-prévoir personnes pour tous les balisages

-déterminer un nombre max de personnes où le repas est garanti, si on passe ce seuil, on arrête les repas.

Compte rendu du 13 décembre 2018

Présents : Jean-François Cotte, Elise Gausserand, Aude Maleysson, Karlen Cluzel, Cindy Ardouin, Aline Berodias, Bénédicte Juthier, Bérengère Villard, Maud Girardon, Jiechen Canquelain, Nina Bredoux, Anne-Lise Van den Wiele, Lionel Ouillon, Anne-Claire Ramond, Maureen Croix, Anne-Laure Montaut, Julie Favre, Fabrice Etcheverry, Sandrine Lancon, Sébastien Saccinto.

 

Jérôme Lebeau (élémentaire), M. Cautela (élémentaire), Sandrine Tuaillon (maternelle)

2 messieurs de la chasse (dont André), Virginie Lebleu-Busson, Floriane Gouache, Raphaël Buathier, Olivier Delorme, M. Chaladon, Lionel Pouget, Nicolas Tugaut, Thomas Longin et Gaël Chorein.

 

> 34 personnes : MERCI POUR VOTRE VENUE !

 

ORDRE DU JOUR : ORGANISATION DE LA RANDONNEE

 

Introduction générale sur la randonnée avec présentation des commissions

24e édition ! Gros événement qui peut réunir jusqu’à 1800 personnes avec des conditions climatiques parfaites ou 800 personnes selon la météo L

 

Randonnée de type « famille » qui est la 2e de l’année 2019, beaucoup de randonneurs sont déjà à l’affût !

Les randonneurs arrivent de 8h à 13H pour s’inscrire.

Une mobilisation importante pendant tout le week-end.

 

Les bénévoles vétérans seront affectés de préférence aux postes où ils ont de l’expertise afin qu’ils puissent transmettre leur savoir-faire aux nouveaux.

 

 

1/PARCOURS

Fabrice

Tous les départs se font salle des sports ou salle Constant Martin (cf carte des circuits.)

5 circuits sont proposés :

-Le « E » : carrossable et plat. Réservé aux familles, poussettes, mobilité réduite, pas modifié par rapport aux années précédentes : 6,3 km.

Un quizz spécial enfants va être proposé, il faut s’inspirer du jeu qui avait été fait il y a 2 ans. Pas de ravitaillement prévu

-Le «A » : 8 km (St Jean des Vignes – Espace Pierres Folles, 1 ravitaillement), pas modifié.

-Le « B » : 14 km (Charnay – 2 ravitaillements) pas modifié.

-Le « C » : 21km, modifié (ravitaillement chez M. Giraudon)

-Le « D » : 26km, vers Marcy-sur-Anse (au Télégraphe qui peut être visité gratuitement, qui peut être visité, le ravitaillement est en salle des fêtes)

 

Prochaines tâches :

-Faire des demandes en mairie

-revoir le stock des panneaux pour balisage – inventaire avec la commission ‘achats’ entre noël et jour de l’an ou tout début Janvier selon dispos

-Préparer les plans qui vont servir aux randonneurs

-Faire demande au Télégraphe : Association « côté Tour » : Mme MICHON 0677657156

-Faire demande de débit de boissons aux différentes mairies

-Prévenir les différents clubs de chasse des villages traversés

-Assurance début janvier > formulaire spécifique pour l’événement

– Préparer jeu découverte

 

Il faut refaire du fléchage (racheter des « kikis » jaune, et pancarte peint en jaune, mettre aux marqueurs les directions).

 

Olivier Delorme fera le tour des parcours en moto le dimanche matin pour vérifier le balisage fait la veille.

 

2/ COMMUNICATION

Maureen

On envoie pour impression au Crédit Agricole ( Mme Bosc : sylvie.bosc@ca-centrest.fr)

Affiches, pub dans des journaux locaux, réseaux sociaux

A faire : demandes d’autorisation pour les banderoles aux ronds-points, envoi aux clubs de rando et OT, Banderoles : demande 1 mois avant mini auprès des mairies. 3 banderoles prévues : Gamm-Vert, Rond-point de Lissieu (commune de Marcilly), moulin de Lozanne. (une de plus au rond-point pont de Dorieux ?)

Voir les radios ? Les gratuits (20 min, DirectLyon ?)

Mettre sur le site internet les infos techniques mais PAS LE PARCOURS !

Relancer les randonneurs par mailing.

 

 

3/ INVENTAIRE/COURSES/APPRO/RAVITILLOS

Elise et Jean-François.

Beaucoup de choses à gérer.

Le choix des pommes de terre avec précuisson le samedi est validé si la météo prévoit du beau temps.

La chaudière est réservée.

-Responsable ravitaillement A à St-Jean-des-Vignes : Jérôme Lebeau, Lionel Pouget et Nicolas Tugaut.

-Responsable ravitaillement B à Charnay chez M.Jay : Sandrine Lancon et Jean François Cotte.

-Responsable ravitaillement C à Charnay chez M.Giraudon : Anne-Lise et Vincent Van den Wiele.

-Responsable ravitaillement D à Marcy-sur-Anse : Raphaël Buathier, Emilie Fayolle et Nicolas Maleysson.

-Responsable entrée : Elise  Gausserand.

-Responsable buvette et service salle : Anne-Laure Montaut.

-Responsable cuisson : Gaël Chorein, Nous pouvons compter sur les chasseurs pour aider à la cuisson le dimanche matin.

 

-Demander les autorisations et quels sont les équipements (électrique et eau, WC) des ravitaillements !!

-André le chasseur va demander des devis, pour des PDT moyennes ou petites, 300 kg.

-La chaudière est à récupérer le 21 ou le 22 janvier et sera stockée chez Sébastien Saccinto.

Achat d’une cafetière collective et de thermos > Maud va vérifier si elle peut en avoir

 

4/SALLE

Caserne et salle sont réservées, selon le temps.

La décision doit être prise très rapidement entre caserne et gymnase.

Cuisson et service dans la caserne, la nouveauté serait d’avoir la buvette devant pour éviter l’encombrement, la vente des entrées se fera dans la salle Constant Martin

 

Solution Gymnase : cuisson devant les portes en fer , il y a 2 accès, un accès entrée randonneurs et un autre accès  : cuisine extérieure pouvant être relier  au service donc parfait. Vu avec l’Ucal : Barnum couvert avec porte !

Il y a également une bouche déégout et une borne à incendie pour remplir rapidement la cuve…prévoir un sens de circulation.

 

Nombre de bénévoles nécessaire :

– 10 personnes aux ventes d’entrée (cf Elise)

– 20 personnes à la buvette (cf Anne-Laure)

– 4 Cuissons

– Marché sur la place avec des exposants (cf Virginie)

 

Prévoir le fléchage la veille, parking, marché > 5 à 8 personnes dès le samedi.

Des tables en bois à trouver svp (peut-être Chazay ? c’est Gaël ou Raphaël qui doit s’en charger car résident de la commune).

 

 

MARCHE DES PRODUCTEURS > VIRGINIE.

Besoin d’aide pour trouver des exposants ! Christian Bonjour (cf Chasseur) ? Vigneron de Lozanne ? Contact de la dame du tabac, pizzaïolo de la Trattoria > arrivée des exposants vers 9H45 jusqu’à 16 H ?

 

Demander Barnum de l’UCAL pour la cuisson du saucisson (si pluie) ou la buvette (si soleil), à demander au bureau de tabac et RandoRunning a un barnum et des flammes.

 

Barnum de Bérengère pour le ravito de Charnay > besoin de 4 bénévoles pendant une heure samedi aprèm pour monter le barnum de Bérangère chez M. JAY

 

Pour la musique ? LDCRADIO ? -3000 PERSONNES avec un ticket d’entrée inférieur à 20 EUROS > 100 EUROS > Maureen ou Anne-Claire

 

4/BENEVOLES

L’exposition/concours de dessin : les directrices sont d’accord.

 

Maternelle : une production collective par niveau, partir sur le thème « A la découverte de Lozanne », ça peut passer sur le temps scolaire > 2 posters par classe, pouvoir les récupérer le vendredi avant la marche.

 

Elementaire : Chaque enfant fera un dessin sur un format carte postale, et chaque classe fera une affiche sur les bâtiments, vue, etc…, le tout serait terminé le 18 janvier.

Prévoir un système d’affichage des dessins (demander les grilles d’exposition de la mairie)

 

Toute la commission « bénévole » a été bien accueillie dans Lozanne !

Faire un rappel à la chorale de la maternelle le 18 décembre!

Mettre une affiche pour les « grands » du périscolaire qui sont gardés à l’ancienne cantine et le planning à remplir !

 

 

Tshirts jaunes : on en commande. > Maxence Faury, Société MULTIPRINT
0478435291

 

 

5/ PROCHAINES REUNIONS

10 janvier – Bureau seulement– point rapide sur toutes les commissions en transversal

17 janvier – Soirée des bénévoles : tous membres actifs + bénévoles

 

 

 

 

 

 

 

Jeudi 6 décembre 2018 – Compte Rendu de réunion du Sou

Présents : Fabrice, Sébastien, Elise, Jean-Francois, Anne-Claire et Maureen.

 

Ordre du jour :

– Point sur les différentes commissions avec leurs responsables

-Téléthon

 

A/ RANDONNEE

Circuits : Fabrice

  • Idée : Eventuellement, circuits A et E : faire un « jeu découverte avec récompense » pour les enfants (à mettre sur les affiches) > OK
  • Gérer les impressions du circuit

5 parcours revus et validés :

-A (7,6 km, ravito inchangé, 190 m de dénivelé +)

-B (14 km, ravito inchangé (Jay), 400 m de dénivelé +)

-C (21 km, ravitos inchangé (Girondon), 600 m de dénivelé + avec une variante : passage sur la commune d’Alix

-D (26 km, ravitos inchangés 740 m de dénivelé +, avec le télégraphe (location de 30€), avec une variante : passage sur la commune de Lucenay)

-E : ne change pas , carrossable, plat mais pas sans intérêt .

Prochaines tâches :

1/La commission doit se charger des lettres aux mairies Civrieux, Marcy, Lucenay, Alix, Charnay.

2/Inventaire du balisage

3/Faire suivre pour la communication

4/Imprimer les 5 parcours différents sur 5 feuilles différentes. Sébastien va voir Com-O-Point pour dealer une impression ( A4 recto couleur, 2000 ex, quelle quantité par circuits)

 

Bénévoles : Sébastien

Importance de se réapproprier, concours de dessin pour les écoles, accords de principe des deux directrices.

Mot dans le cartable et re-mailing par les directrices d’école.

Plus flyers en A5 et affiches, et affichage sur panneau lumineux

3 points « information » à l’école : café……

  • Vendredi 7 à 16h30
  • lundi 10 à 8H30
  • Vendredi 14 à 8H30

 

Associations : Clo, Maude et Karlen et Séb, afficher chez tous les commerçants de Lozanne, rdv samedi matin au Téléthon, pour faire participer les assos

Bénévoles : Mot cartable. Faire le listing de bénévole nécessaire pour chaque poste.

Tshirts : 120 ex, envoyer le contact sérigraphie (Nuelles) à Seb.

Janvier : faire un cocktail des bénévoles 15 jours avant

Communication : Maureen

Banderoles  importance de GAMMVERT, Moulins, Marcy l’étoile,

Voir si d’autres randonnées pour pouvoir diffuser

Idée pour les 25 ans : faire plaquette annonceurs avec rando running.

Appro Course Ravito : Elise et Jean-François

Patates lavées : précuisson tout le samedi. (50 centimes/kg)

80 KG cuits, 80 KG précuits.

Mobilisation dès le samedi matin.

Inventaire samedi 8 matin, et pendant vacances de Noël.

Ravito A : M. Lebeau et Lionel Pouget et son voisin

Ravito B : Sandrine et JF

Ravito C : Famille Vanderviele et Olivier Haustete

Ravito D : trouver deux nouvelles recrues (2) 

On change de marque de café,

Pour la cuve, il faut prévoir 4/5 personnes + une remorque. (lundi ou mardi d’avant pour réception et rendu la semaine d’après)

RESERVER PLACE DE PARKING à CHAZAY pour le Crédit Agricole (argent)

Pour les 25 ans : éco responsabilité ? (réflexion sur les couverts : acheter des couverts durables, Emmaüs ?)

Salle : Anne-Claire

Besoin de 28 personnes en salle le jour même

2 options : réserver

Papa de Charlie ? > pompiers, Commission salle.

accueil des randonneurs

beau > caserne, marché place de la mairie

pas beau > l’escale, marché sur le jardin de la mairie

question sur la cuisson ?

fiche de poste : buvette

13 Décembre : On doit Résumer

invitation aux parents par mail, aux instits > OK

Faire des affiches > OK

 

A/ TELETHON

Faire un mail , amener le gâteau à 9H samedi place du marché pour le telethon à la caserne

Lacher de ballon à 11 H > envoi mail

 

Jeudi 15 novembre 2018 – Compte Rendu de réunion du Sou

Présents : Fabrice, Sébastien, Anne-Laure, Anne-Lise, Jiechen, Clothilde, Sandra, Bénédicte, Anne-Claire, Virginie, Maud, Nina, Maureen, Elise, Jean-Francois.

 

Ordre du jour :

– débrief du Grand Loto du 11 novembre

– faire un point Téléthon et Cotisations

– prémices pour organisation randonnée du Saucisson Chaud de Lozanne

 

1/ Débrief  loto:

Estimation de bénéfice : 4200 euros ! Merci à tous !

(nb : 3100 euros l’année 2017-2018 ) avec quelques 400 personnes, dont tombola : 350 billets (à 2€) vendus, buvette : 655 € (479 € l’année dernière).

Recu gentil mot d’Annick Perier, responsable des associations lozannaises.

– Points négatifs :

BUVETTE

  • le vin ne marche pas
  • les gens réclament du salé(quiche/pizza > bon gâteau, faire des cases à cocher « sucré » ou « salé ».)
  • les accessoires de loto marchent sans plus (44 €, ne pas en racheter)
  • mettre des étiquettes sur les gâteaux

LOTS

  • beaucoup de joueurs réclament plus de lots, pas uniquement de cartons pleins sur les deux dernières parties. Moyen de faire plus de lots pour multiplier les chances de gagner.

LOTO

  • L’année dernière, il y avait une 5e partie.
  • Il faudra communiquer sur le nombre de parties directement sur les supports de comm.

TOMBOLA

  • Idée de Lionel : prévente de billet de tombola, pour que les élèves vendent ces billets, il faudrait faire imprimer ces billets. A réfléchir.
  • Prévoir beaucoup plus de lots adultes pour la tombola.

DEROULE

  • Répartition des tâches : prévoir plus de gens à la buvette lors de l’arrivée des joueurs ainsi qu’au poste tombola (+ de 4 personnes). Et attention goulot d’étranglement à l’entrée pour l’encaissement.
  • Les enfants bruyants, peut-être prévoir des activités. Voir avec Jean-Baptiste Ramond (mari d’Anne-Claire s’il peut s’occuper de gérer une après-midi jeux avec son association de jeux de société.

COMMUNICATION

  • Il y a eu un problème au niveau des horaires :il faut préciser : ouverture des portes à XXh, départ du jeu à XXh.
  • Affiche > grossir LOZANNE

ORGANISATION

  • Commencer plus tôt dans l’année l’organisation du loto > le démarchage plaquette n’avait qu’une semaine pour prospecter !! Pour remercier les annonceurs, on va envoyer une carte de remerciement (récupérer cartes confectionnées par les enfants avec Julie > cf Anne-Laure)
  • On peut faire un mail de remerciement aux parents dans l’envoi du CR de réunion de ce jour.
  • En juin > prévoir le plan d’action de l’année 2019-2020.
  • Diaporama : problème de lumière, à solutionner.
  • Pour la distribution des plaquettes : il reste bcp de plaquettes > repartir sur 1500 exemplaires.

Points positifs :

  • Le binôme Lionel et Fabrice a bien marché, attention aux micros la prochaine fois.
  • Faire un google doc partagé, avec une to-do-list pour chaque commission ( par ex, les tampons pour la commission tombola)
  • La banderole qui aurait pu être accrochée au rond-point de Lissieu n’est géographiquement pas à Lissieu, elle est à Marcilly d’Azergues, donc contacter cette mairie directement.
  • Rangement et préparation > efficacité et rapidité, merci aux parents, conjoints, amis d’avoir participé,
  • Tarif des cartons et tombola très bien : 4 euros l’un, 10 euros les 3, 20 euros les 7.

Tombola à 2 euros

2/ Point cotisations et Téléthon

COTISATIONS :

60 % de payé, c’est très bien à cette date !

Voir directement avec les impôts (Elise)  pour la défiscalisation intégrales des cotisions.

Elise a relancé ce jour les enseignants pour les cotisations, les 1ers enseignants à avoir récupéré toutes les cotisations auront un cadeau pour leur classe.

TELETHON :

La manifestation aura lieu le samedi 8 décembre de 14-18 h

Chaque année, il y a une opération de ventes de gâteaux. On sollicite cette fois la maternelle pour les gâteaux, il faut imprimer les bons cartables avec case à cocher gâteaux, ils sont imprimés par Elise à l’école et seront distribués le mardi 27 novembre.

De plus, cette année, il y a un challenge crêpes national. Le Sou fera des crêpes en avance (20 chacun), on a besoin de 5-6 bénévoles sur cet événement, qui se porte volontaire ?

nb :  prévoir Nutella et sucre.

Demander à Annick et au comité des fêtes pour crêpière et nécessaire électrique (Fabrice).

3/ Randonnée du dimanche 27 janvier 2019

  • A partir de 8H.
  • 5 circuits(6, 8, 20, 25 km) dont 1 carrossable poussette.
  • 4 ravitaillements, et à l’arrivée, il y a du saucisson chaud.

Idée pour éviter la galère des patates pas cuites > DES LENTILLES ! A voir… les prix !

Ravitos :

  • 1 au Musée Pierres Folles à St Jean des Vignes,
  • 2 à Charnay : M. Jay (ancien vigneron) et Giraudon
  • 1 à la salle des fêtes de Marcy sur Anse

Au départ à Lozanne,  il y a un café offert.

A l’arrivée, il y a le saucisson et son accompagnement.

Il y a également un mini-marché de producteurs locaux.
Il y aura aussi des gâteaux des parents à acheter.

Le samedi toutes les courses sont à faire ou à compléter, il y a balisage des circuits, la préparation des ravitos, préparer la salle (voir laquelle ?).

Dimanche, très tôt le matin, il y a préparation des patates/saucisson.

Préparation de la salle : buvette et inscription.

Préparation des ravitos.

Ensuite, non-stop pendant 10H !!

Le facteur météo est primordial, prévoir une base de 1000 personnes et s’adapter 3 à 4 jours avant suivant le pronostic météo, et donc se tenir prêt à aller faire des courses en plus.

Dimanche soir, il faut tout ranger, débalisage etc…

 

POINT IMPORTANT : LES BENEVOLES

Il faut 100-110 personnes pour la journée.

 

Cette année, on organise en 5 commissions :

 

1/Circuits, Balisage, fiches :

Fabrice, Johan, Lionel, Bénédicte, mari de Jiechen + postes à pourvoir !!!

il faut les vérifier ? La réunion doit se réunir rapidement

 

2/Bénévoles « 100 » :

Sébastien, Clothilde, Maude,+ postes à pourvoir !!!

Il faut commencer le recrutement le + rapidement et penser à des goodies/tshirts pour fédérer les gens. Par ex. faire les circuits avec les bénévoles en amont ? Panneaux faits par les enfants « allez les randonneurs », « il vous reste 2 km »…

Faire un temps fort par mois avec profs, bénévoles…

3/Communication

Maureen, Jiechen , + postes à pourvoir !!!

Annoncer sur les différents supports, banderoles…etc

Relations presse/ courriers/mailings. Cf Lionel pour les enveloppes  et Bénédicte pour les contacts.

 

4/Inventaire/Approvisionnement/Courses/Ravitos :
Elise/Jean-Francois, Anne-Lise, Sandra, Nina + postes à pourvoir !!!

Attention, pas que l’alimentaire !

 

5/Organisation/Salle:

Anne-Claire, Anne-Laure (responsable service salle), Cindy, Virginie+ postes à pourvoir !!!

 

Idées à la volée : rando running, ouvert aux trailers avec ligne d’arrivée ?

 

Les commissions sont ouvertes à tous, un doodle va être mis en place pour constituer les équipes et briefer les absents. (Fabrice) et un Google doc pour se repartir la to-do list.

 

Chaque commission organise ses propres réunions !

 

PLANNING

Prochaine réunion des responsables de commission le 6 décembre.

Prochaine réunion Sou avec invitation des enseignants et des bénévoles le 13 décembre.

Compte-rendu de la réunion du Sou des écoles du 14 décembre 2017
Présents : Lionel, Sandrine, Magali, Elise, Emilie, Anne-Lise, Anne-Laure, Anne-Claire, Maureen, Jean-François, Bénédicte, M. Lebeau.

Vente de chocolats

481,08 euros de bénéfice. Merci à Julie qui a pris en charge la saisie des commandes, la réception, et la mise en colis. Nous avons fait passer par l’école les parents qui n’ont pas pu venir chercher leurs chocolats le jour du Téléthon.

Préparation de la randonnée

Communication

Le Crédit Agricole a été contacté pour l’impression des affiches A4 et flyers qui seront distribuées chez les commerçants et envoyés aux clubs de randonnée et Offices de tourisme.

Inventaire

Anne-Laure, Emilie, Magali et Elise vont faire l’inventaire du matériel nécessaire à la randonné le dimanche 17 décembre. Bien vérifier les barquettes.

Alimentation

  • L’école élémentaire doit demander des bouteilles d’eau aux parents environ 2 semaines avant la rando. Ces bouteilles sont utilisées sur les stands de ravitaillement pour préparer notamment les sirops pour les randonneurs.
  • Commander 150 saucissons auprès de chez Fred. Il faut le prévenir à l’avance pour qu’il puisse s’organiser.
  • Pain :

–                130 flûtes chez anciennement Matras.

–                130 flûtes à Charnay. Essayer de négocier les prix

–                100 flûtes au Pont

  • Devis pour pommes et pommes de terre
  • Terres lyonnaises

250 kg de pdt calibrées = 100 euros

200 kg de pommes = 160 euros

  • Alloing

Pommes 200kg à récupérer le mardi 23 janvier

Demander aux Terres lyonnaises s’ils reprennent la marchandise non vendue et si les PDT sont en filets.

Si les pommes sont reprises, on les prendra aux Terres lyonnaise en plus grande quantité : 250 kg.

  • RRavitaillement, penser à prendre du fromage pour chez Jay : un brie pour les végétariens.

Visite du télégraphe

Il faut appeler l’association pour réserver les visites du télégraphe pour le circuit D. Bénédicte s’en charge

Association « côté Tour » : Mme MICHON 0677657156

Courriers aux Mairies

Envoyer les courriers aux mairies des communes traversées par la randonnée. Ne pas oublier de faire la demande des salles (Marcy – salle du télégraphe et Saint Jean – Pierres Folles).

Signalisation

Lors de l’inventaire, vérifier qu’il reste suffisamment de panneaux de signalisation pour le balisage.

Circuits

On reprend les mêmes circuits qu’en janvier 2016.

Autorisations et communication

Il faut :

  • Débit de boisson à faire en Mairie au mois de janvier (Lionel O)
  • Assurance début janvier (Lionel O)
  • Prévenir Le Progrès, Le Pays, Le Patriote, Ouest Lyonnais. (Julie ?)
  • Mailing aux Offices de tourisme, clubs de randonnée ( ?)
  • Demander panneau lumineux à la Mairie début janvier. (?)

 

 

Tâches

Nous avons besoin d’une petite centaine de parents bénévoles entre les 27 et 28 janvier 2018. Voici le détail des tâches :

Samedi

  • Balisage (entre 2 et 3 heures) : 10 personnes
  • Sécurité routière : 2 personnes
  • Préparation des ravitaillements : 2 personnes.
  • Installation de la salle : 8 personnes

Dimanche

  • Vérification du balisage en moto : Olivier D ?
  • Cuisson du saucisson : 3 personnes à partir de 5:30
  • Inscriptions : 10 personnes de 8 :00 à 14 :30
  • Bar : 2 personnes
  • Pointage : 1 personne
  • Service : 3 personnes
  • Ravitaillement A : 10 personnes (5 personnes jusqu’à 10 heures)
  • Ravitaillement B : 8 personnes
  • Ravitaillement C : 4 personnes
  • Ravitaillement D : 3 personnes
  • Débalisage le soir même (5 personnes)
  • La personne « volante » qui fait le tour des différents postes et assure la coordination.
  • Rangement : 10 personnes

Cotisations

On a récupéré 86% des cotisations. On a fait une relance. On en refait une après les fêtes.

Téléthon

145 euros environ ont été récoltés grâce à la vente de gâteaux des parents. Merci à tous.

Ecoles

2 ordinateurs portables en panne ont été donnés par un parent d’élève. Lionel en a remonté un qui fonctionne. Il sera donné à l’école élémentaire.

L’école maternelle aurait besoin d’un écran plat. Si vous avez un écran inutilisé, n’hésitez pas à en faire don.

Site internet du Sou

Le Sou aura bientôt son site internet réalisé en collaboration avec 2 parents d’élèves. Un grand merci à eux.

Lionel étudie la possibilité de pouvoir payer la cotisation en ligne et se pré-inscrire pour la rando. Les tarifs du paiement en ligne sont assez élevés. Lionel se renseigne chez d’autres prestataires.

Prochaine réunion

La prochaine réunion du Sou est prévue le jeudi 11/01 à 20h30. Tous les parents seront invités pour la préparation de la randonnée.

Compte-rendu de la réunion du 16/11/2017

Présents : Anne-claire Ramond, Maureen Croix, Anne-Laure Montaud, Julie Favre, Jean- François Cotte, Lionel Ouillon, Florence Cistac, Anne-Lise Vignal, Emilie Fayolle, Elise Gausserand, Magali Sanchez, Sandra Boucher, Sandrine Lançon.

LOTO

Nous avons réalisé un bénéfice d’environ 3150 euros (2273 euros en 2014).

Merci encore aux parents qui nous ont aidés en préparant des gâteaux.

Pour les futurs lotos, prévoir plus de bonbons, d’eau et de bière. On a eu des demandes de conso salés (chips…) à prévoir également. Mais on arrête l’oasis orange, trop peu de vente.

Il faudra aussi moins de pauses entre les parties, maintenir celles après la 2ème partie et après la 4ème partie.

La tombola a très bien fonctionné. Idées d’organisation : 2 cartons différents enfants/adultes ; des cadeaux plus intéressants ;2 stands distincts (un pour les tickets et un pour les lots).

RANDO

On va faire passer un bon cartable aux élèves semaine 49, afin de demander aux parents leurs disponibilités pour nous aider à préparer au mieux cette édition. Il sera à retourner en semaine 51 maxi. Anne – Laure s’en charge.

Faire des devis chez grand frais et à la coop de Chessy pour les patates et les pommes : Emilie.

Les pommes de terre doivent impérativement être calibré et en filets. Pour rappel, on commande en général : 250 kg de PDT et 200 kg de pommes.

Les responsables des différents postes doivent au plus tôt, faire la liste de ce qui leur manque sur leur stand.

Vérification de la pharmacie : Emilie.

On reprend les parcours d’il y a 2 ans, le circuit E : on stoppe le gouter et on met le saucisson chaud (beaucoup de demande l’an passé).

Lionel demande à Virginie de mettre à jour les affiches, si elle ne peut pas, Maureen le fera. Il faut faire l’impression pour mi-décembre.

CHOCOLATS

Julie liste les chocolats pour envoyer la commande au plus tôt.

Certains parents pensent qu’il faudrait plus de communication autours des ventes de chocolats, des affiches plus accrocheuses.

TELETHON

Le téléthon se déroulera les 8 et 9 décembre .

Le 8 au soir, les enfants feront la traditionnelle descente aux flambeaux, de l’église a la place du village. Plusieurs stands seront présents : pizza mama, le comité des fêtes…

Le 9, le sou aura un stand de vente de gâteaux et le reste des cartes de vœux faites l’année dernière.

On fait passer le bon cartable en semaine 48.

COTISATIONS

69% des familles ont déjà payé leur cotisation. La 1ère relance sera faite la semaine prochaine.

CLASSE VERTE

Toutes les familles ont payé pour la classe verte en Dordogne des CM.

 

Prochaine réunion le jeudi 14 décembre : préparation de la rando !